هفت اشتباه مرگبار کارایی فرآیند

واقعا چقدر در مورد اتفاقاتی که در کسب و کار شما به طور منظم می افتد می دانید؟با وجود تمام تراکنش‌های روزانه که در هر لحظه در فرآیندهای خرید، حسابداری، تدارکات، تولید، بازاریابی و خدمات مشتری انجام می‌شوند، بدون شک همه چیز می‌تواند کمی پیچیده شود.

به گفته شرکت تحقیقات بازار IDC، اکثر شرکت‌ها اطلاعات کمی از نقاط ضعف فرآیند پنهان دارند که پتانسیل سود آنها را خراب می‌کند. در واقع، IDC دریافت که 20 تا 30 درصد از درآمد در اکثر شرکت ها تنها به همین دلیل از بین می رود.

هفت اشتباه در کارایی فرآیند وجود دارد که به طور مرتب می بینیم. برای دیدن اینکه آیا شرکت شما در هر یک از این موارد مقصر است یا خیر، بخوانید:

1. نادیده گرفتن خطاهای کوچک

برای هر سازمانی اتفاق می افتد. در برخی مواقع شما ردیابی چیزهای کوچک را از دست می دهید و خطاهای کوچک به صورت پنهانی وارد می شوند. مطمئناً، گاهی اوقات لازم است روند توافق شده را کمی دور بزنید یا حفره هایی پیدا کنید. با این حال، زمانی که این انحرافات تکرار می شوند، به مقدار تکان دهنده ای از زمان و پول تلف می شوند.

همچنین در مورد انحرافات غیرعمدی از مراحل توافق شده فرآیند حذف شده، مراحل انجام شده به ترتیب اشتباه، عدم تایید مناسب، مواد طولانی مدت یا فروشندگان کند فکر کنید. به راحتی می توان دید که چگونه این موارد می توانند به مقدار نمایی از دوباره کاری دستی منجر شوند. اغلب این مشکلات از الگویی پیروی می کنند که می تواند شما را به علت اصلی هدایت کند. و اگر یک راه حل فناوری فرآیند کاوی در دسترس دارید، می توانید به راحتی این الگوها را کشف کنید و راه حل ساده ای بیابید که منابع ارزشمند سازمان شما را ذخیره کند.

2. پایبندی به فرآیندهای سختگیرانه

ما در بسیاری از سازمان‌های بزرگ دیده‌ایم که اغلب فرآیندها به‌جای اینکه در فضای باز دیده شوند، مورد بحث و بررسی قرار گیرند و کاملاً درک شوند، پنهان و پنهان هستند. در عوض، آنها به عنوان مجموعه ای انعطاف ناپذیر از قوانین در نظر گرفته می شوند که نمی توان آنها را لمس کرد و به دلیل آن فرهنگ مجموعه، مردم نمی دانند که چگونه می توان آن فرآیندها را بهبود بخشید.

در تجربه ما، این یکی از دلایل اصلی است که مردم ابتدا خود فرآیند را بررسی نمی‌کنند و نمی‌بینند چه چیزی می‌تواند کارآمدتر شود. در واقع، 20 تا 30 درصد از مراحل در آن فرآیندها را می توان برای بهبود کارایی حذف یا به حداقل رساند. بدون شفافیت در مورد خود فرآیند، چه رسد به اینکه چقدر خوب اجرا می شود، هیچ فرصتی برای اطمینان از اینکه همه چیز با ظرفیت کامل کار می کند وجود ندارد.

3. اجتناب از کارایی اتوماسیون

فرآیندهای خودکار می توانند باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما و ساده تر کردن تجارت روزانه شما شوند. در بسیاری از موارد ، با این حال ، هنوز هم پتانسیل پنهان فقط در انتظار سوء استفاده کامل وجود دارد. ما سه روند مختلف را تشخیص داده ایم: به هیچ وجه اتوماسیون ، با فرآیندهای تکراری اما هنوز هم به صورت دستی انجام می شود. اتوماسیون های کافی/ناقص در محل ، به عنوان مثال ، به جای خودکار کردن کل گردش کار ، فقط به اتمام اتوماسیون کالا با سیستم اسکن RFID. یا اتوماسیون پر از خطاها به دلیل اجرای جزئی یا حفره های مداوم و مکرر.

اتوماسیون هایی که به درستی اجرا می شوند می توانند یک نعمت باشند. با این حال ، اتوماسیون نادرست اعمال شده می تواند منجر به هزینه های عظیم شود. به همین دلیل بسیاری از مشتریان ما از فناوری معدن فرآیند برای ارزیابی پتانسیل اتوماسیون قبل از اجرای استفاده می کنند و همچنان به نظارت بر موفقیت آن ادامه می دهند. این امر به ویژه با اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) موفقیت آمیز بوده است ، با این که معدن فرآیند به عنوان ابزاری مهم برای به حداکثر رساندن ROI در ابتکارات induciation ظاهر می شود.

4- سوء مدیریت داده های اصلی

البته برای کلیه موادی که شما سفارش می دهید و تأمین کنندگان شما ، اطلاعات کارشناسی ارشد وجود دارد. مشکلی که ما با برخی از شرکت ها دیدیم بسیار ساده است - داده های اصلی اشتباه است یا به روز نیست. اگر این داده های اصلی دقیق نباشد ، این می تواند به عنوان مثال باعث شود سفارشات شما دارای نقاط اشتباه قیمت باشد. این یک پدیده نسبتاً متداول است که باعث ایجاد مشکلات بزرگ شرکت ها و تأمین کنندگان آنها می شود.

تصور کنید با اطلاعاتی که در داده های اصلی خود دارید ، سفارش خود را برای تأمین کننده خود ارسال کرده اید. شما چند روز منتظر پاسخ هستید و اگر این داده ها به روز نباشد ، تأمین کننده شما به شما می گوید قیمت مناسبی نیست. در اینجا جایی است که روند شما متوقف می شود (به عنوان مثال ، یک خط تولید را تصور کنید که منتظر تحویل قطعات است). غالباً این مسائل فقط با یک تماس تلفنی سریع قابل حل نیست. در پایان ، این میزان از دست دادن وقت و هزینه است.

5. دست کم گرفتن معیار داخلی

یکی از مهمترین مواردی که شرکت های بزرگتر می خواهند تجزیه و تحلیل کنند این است که چرا و چگونه مناطق مختلف ، بخش ها یا مناطقی از شرکت فرآیندهای مختلف را اجرا می کنند. این امر به این دلیل است که می تواند منجر به سردرگمی شود که کارمندان در یک منطقه از شرکت در حال انجام فرایندها از یک طریق باشند ، در حالی که سایر کارمندان آنها را کاملاً متفاوت انجام می دهند.

توصیه ما در اینجا دو برابر است:

از بررسی سازگاری خودکار استفاده کنید تا ببینید که فرآیندهای واقعی از استاندارد تعریف شده منحرف می شوند. Celonis می تواند لیست اولویت بندی انحرافات مضر و تأثیر آنها بر روند را از نظر زمان و هزینه های خط پایین شما به شما ارائه دهد.

معیار داخلی را انجام دهید تا به عنوان مثال ، چگونه این روند به دنبال گیاه A است و آیا این تفاوت را با گیاه B به دنبال دارد. البته با معیار می توانید ببینید که کدام گزینه بهترین نتایج را دارد و استاندارد جدیدی را تعریف می کند.

6. افزایش آگاهی داخلی

بسیاری از شرکت ها به اندازه کافی در مورد این فکر نمی کنند ، اما این مهم است که کارمندان خود را - که هیچ موقعیت آنها را مهم نیست - برای اطمینان از ادامه روند کار با حداکثر کارآیی ، بسیار مهم است. به KPI های خود و چگونگی دستیابی به آنها فکر کنید. شخصی نیاز به مالکیت این فرآیند ، نظارت و پیشرفت و رانندگی دارد و اطمینان حاصل می کند که همه افراد درگیر نحوه عملکرد این روند را درک می کنند. حتی با وجود یک روند خوب ، اگر کارمندان نقش خود را در آن یا ارزش پیروی از آن مشاهده نکنند ، به خوبی کار نمی کند.

برای بهبود آگاهی چه کاری می توانید انجام دهید؟کارگاه های آموزشی یا دستورالعمل های صریح ممکن است کمک کند. Celonis یک منبع اضافی ارائه می دهد: مؤلفه ای که به سازمانها و صاحبان فرآیند اجازه می دهد اهداف را تعریف کنند و مسئولیت ها را به تیم ها و اعضای تیم اختصاص دهند. سپس ، می توانید پیشرفت خود را نسبت به آن اهداف نظارت کنید و اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم مسئولیت پذیر هستند. علاوه بر این ، ویژگی Celonis Concormance کارمندان شما را قادر می سازد تا به این فرآیند دسترسی پیدا کنند ، با آن همکاری کنند و داده ها را درک کنند. اگر کسی دقیقاً ببیند که این روند چگونه کار می کند و به آن قدرت می دهد ، درک بهتری از نقش خود در سازمان و چه نوع تأثیرگذاری می تواند داشته باشد.

7. عدم برنامه ریزی

بیایید برای یک ثانیه در مورد تحویل به موقع فکر کنیم. بسیاری اوقات ، شرکت ها نمی توانند به زمان تحویل برنامه ریزی شده خود پایبند باشند. در ریشه این برنامه ریزی ضعیف است و می تواند جدول زمانی را برای کل فرآیندهای شما به عقب منتقل کند. برای حل این مسائل ، شرکت ها برای ردیابی تاریخ خود ، علت اصلی چگونگی رسیدن اوضاع به این مرحله و آنچه می توانند برای اصلاح آن انجام دهند ، باید آنها را تجزیه و تحلیل کنند.

با این حال ، خرابی های برنامه ریزی فقط در مورد تحویل صدق نمی کنند ، و هنگامی که چندین فرآیند به هیچ وجه تأثیر نمی گذارد ، تأثیر بسیار دور است. زمان ، پول ، رضایت از کارمندان و مشتریان - این همه تحت تأثیر فقدان دوراندیشی قرار دارند. در پایان ، اگر شرکت شما در معرض این یا هر یک از این ناکارآمدی های دیگر قرار بگیرد ، می تواند مزیت شما را در بازار از بین ببرد.

خبر خوب این است که با Celonis می توانید به راحتی از داده های موجود شرکت خود برای کشف فرصت های بهبود استفاده کنید. Celonis همچنین طیفی از قابلیت‌های پیشرفته یادگیری ماشینی را برای پیش‌بینی‌ها و پیش‌بینی‌های دقیق ارائه می‌کند و به شما امکان می‌دهد به اهداف خود برسید، ذینفعان خود را خوشحال کنید و خود را از رقبای خود متمایز کنید.

ساوتارد جونز معاون سابق بازاریابی محصول برای Celonis است. قبل از Celonis، ساوتارد نقش‌های اجرایی مختلفی را در زمینه تولید و بازاریابی در شرکت‌های نرم‌افزار سازمانی در بازار هوش تجاری، تجزیه و تحلیل و علم داده، از جمله Domino Data Lab، Birst، Right 90 و Siebel Analytics داشت.