امضاهای دیجیتالی امروزه به دلیل مزایای بزرگی که به شرکتهای مختلف در سراسر جهان ارائه می دهند ، به طور گسترده ای مورد استفاده قرار می گیرند.
در این مقاله ، ما از مزایای اصلی امضاهای دیجیتال و دلایلی که آنها یک سرمایه گذاری مقرون به صرفه برای شرکت هایی هستند که هنوز به فرآیندهای اسناد مبتنی بر کاغذ تکیه می کنند ، خواهیم پرداخت.
1. امنیت بالاتر
امضاهای دیجیتالی بر روی فناوری PKI ساخته شده است ، نوعی رمزگذاری که از طریق آن امضا به بخشی از سند نهایی تبدیل می شود و نمی توان آن را اصلاح یا حذف کرد.
هنگام امضای دیجیتالی ، امضا کنندگان خود را از طریق شناسه های الکترونیکی ملی شناسایی می کنند. عید بیشتر و بیشتر برای دسترسی به خدمات عمومی و خصوصی به صورت آنلاین استفاده می شود ، بنابراین مشتریان شما نیز آن را به عنوان وسیله ای قابل اعتماد برای شناسایی درک می کنند.
علاوه بر این ، هنگامی که شخصی امضای دیجیتالی ایجاد می کند ، مکان زمان و IP در یک مسیر حسابرسی تعبیه شده در سند ثبت می شود. تنها اثبات حقوقی که در دادگاه به آن نیاز دارید PDF امضا شده دیجیتالی است.
2. انطباق قانونی و پذیرش گسترده
یکی از مزایای بزرگ امضاهای دیجیتال این است که آنها تقریباً در هر کشور توسعه یافته در سراسر جهان قابل اجرا هستند.
آیا شرکت شما تا به حال در خارج از مرزهای ملی فعالیت می کند؟آیا مشتری ، شرکا یا تأمین کنندگان در خارج از کشور دارید؟دلایل بیشتر برای استفاده از امضاهای دیجیتالی از آنجا که به اندازه همتایان دست نویس خود از نظر قانونی الزام آور هستند.
در اتحادیه اروپا ، امضاهای دیجیتالی امن ترین نوع امضای الکترونیکی محسوب می شوند و می توانند برای امضای اکثر اسناد استفاده شوند.
3. صرفه جویی در وقت
معاملات اسناد مبتنی بر کاغذ روز خود را با کارهای دستی مانند تهیه ، چاپ ، اسکن و پستی پر کنید. ناگفته نماند که روزها یا گاهی اوقات حتی چند هفته طول می کشد تا آنها را امضا و برگردانید. و اگر امضایی از دست رفته است ، باید حتی بیشتر وقت خود را برای تماس با پاسخ ، درخواست مجدد و دوباره منتظر بمانید.
فرآیندهای امضای دیجیتال کار دستی را خودکار می کنند و انتظار طولانی را تا چند ساعت کاهش می دهند.
وی گفت: "با بیش از 3000 قرارداد و توافق نامه در هر ماه ، ما محاسبه کرده ایم که معادل 385 ساعت کار با کارمندان خود را آزاد می کنیم. آنها می توانند به جای اینکه وقت خود را صرف کنند ، به عنوان مثال ، بسته بندی نامه ها و مهر کردن آنها را بر روی سرویس دهی به مشتریان و مستاجران متمرکز کنند. "- توماس ب. اسکریدگارد ، رئیس آن در Deas
4. اتوماسیون گردش کار
فرآیندهای مقاله به هماهنگی ، دقت و ردیابی دستی نیاز دارند. به خصوص هنگامی که شما باید اطمینان حاصل کنید که اسناد به یک ترتیب خاص امضا شده اند و از محرمانه بودن داده ها محافظت می شود.
هنگامی که افراد مستندات را مدیریت می کنند ، خطاها می توانند رخ دهند. تأخیر ، اشتباهات و خطر نقض سیاست ها بخشی طبیعی از روند است. اما آنها هنگام استفاده از یک ابزار دیجیتالی که باعث می شود گردش کار استاندارد ، سازگار و بدون خطا باشد ، قطع می شوند.
5. صرفه جویی در هزینه
برای به دست آوردن یک قرارداد استاندارد 10 صفحه ای که توسط سه طرف امضا شده است ، یک شرکت معمولاً 6. 15 یورو خرج می کند.
| کاغذ | 0. 3 یورو |
| چاپ/اسکن | 1. 06 یورو |
| تحویل | 1. 80 یورو |
| تشکیل پرونده ، جستجو ، بازیابی ، بازآفرینی | 0. 72 یورو |
| ذخیره ، کنترل ، دفع | 2. 23 یورو |
| جمع | 6. 15 یورو |
با افزایش تعداد معاملات ، راحتی اقتصادی رفتن به دیجیتال افزایش می یابد. در جدول زیر ، ما یافته های یک سری از مطالعات انجام شده در ایالات متحده را نشان داده ایم که نشان می دهد پس انداز یک شرکت متوسط متوسط می تواند با تغییر از کاغذ به فرآیندهای دیجیتال بدست آورد.
| شماره معاملات | هزینه/سال فرآیندهای امضای مبتنی بر کاغذ | هزینه/سال علامت Penneo | ٪ پس انداز از تغییر به امضاهای دیجیتال |
|---|---|---|---|
| 1 | 6. 15 یورو | 1. 344 یورو | n/a |
| 1 روز | 1. 230 یورو | -9 ٪ | |
| 10 هفته | 3. 198 یورو | 58 ٪ | |
| 20-30/هفته | 6. 396-9. 594 یورو | 79-86 ٪ | |
| 10-20/روز | 12. 300-24. 600 یورو | 90-95 ٪ | |
| بیش از 30 روز | 36. 900 یورو مایل | 97 ٪-بیشتر |
6. کاربران نهایی شادتر
امضاهای دیجیتال همچنین به نفع مشتریان ، شرکا و ذینفعان شما هستند. آنها به جای بازدید جسمی از شعبه ، مطب یا فروشگاه خود ، می توانند از هرجایی ، در هر وسیله و با سرعت خود امضا کنند.
و علاوه بر این که منجر به چرخش سریعتر می شود ، این تجربه بهتر به رضایت بیشتر و حفظ مشتری تبدیل می شود.
7. تصویر بهتر شرکت و CSR
امضاهای دیجیتالی به کاهش تأثیر محیط زیست شما کمک می کند. طبق اعلام دفتر کمک های زیست محیطی مینسوتا ، متوسط کارگر اداری سالانه از 20 ریم کاغذ (10،000 ورق) استفاده می کند.
از طرف دیگر ، ما تخمین زده ایم که ، از سال 2014 ، ما به صرفه جویی در بیش از 74 تن/2 میلیون ورق کاغذ در سال کمک کرده ایم.
شما نیز می توانید بخشی از تغییر باشید و از مزایای امضاهای دیجیتال بهره مند شوید. امروز یک آزمایش رایگان از Penneo دریافت کنید!
اگر به دنبال کسب اطلاعات بیشتر هستید ، ما چند پیشنهاد برای شما داریم
اداره تجارت دانمارکی پیدا کرد که مشاغل دانمارکی در تلاش برای رعایت قانون پولشویی هستند
